• PeerapatS.
  • ranking : สมาชิกทั่วไป
  • email : peerapat8835@gmail.com
  • วันที่สร้าง : 2010-07-31
  • จำนวนเรื่อง : 779
  • จำนวนผู้ชม : 3430806
  • ส่ง msg :
  • โหวต 279 คน
Smartlearning
สร้างเยาวชนให้มีคุณภาพ เรียนรู้เพื่อสิ่งที่ดีกว่า ประสบการณ์ HR
Permalink : http://oknation.nationtv.tv/blog/Smartlearning
วันพุธ ที่ 21 กันยายน 2554
Posted by PeerapatS. , ผู้อ่าน : 8812 , 20:09:50 น.  
หมวด : ทั่วไป

พิมพ์หน้านี้
โหวต 0 คน

กรณีศึกษา : การสื่อสารอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

         การสื่อสารให้มีประสิทธิภาพนั้น มีประเด็นสำคัญ คือ จะต้องสื่อสารด้วยวิธีการที่หลากหลาย เนื่องจากความตั้งใจในการรับข้อมูลของแต่ละบุคคลไม่ได้เต็ม 100% เหมือนกันทุกคน การเขียนการพูดให้คนอื่นรับทราบ ต้องติดตามว่าเขาได้รับข้อมูลครบถ้วนหรือไม่ ต่อไปนี้ จะเป็นกรณีศึกษา เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ

         สมมุติว่า ท่านเป็นนาย นิติ รอบคอบ ทำหน้าที่ฝ่ายขายของบริษัทรุ่งเรือง ต้องทำหน้าที่ชี้แจงสัญญาซื้อขายกับบริษัทที่ต้องการซื้อสินค้ากับ บ. รุ่งเรือง โดยมีรายชื่อลูกค้าใหม่ 20 บริษัท กำหนดเวลาต้องลงนามในสัญญาให้แล้วเสร็จภายใน 1 เดือน ท่านจะดำเนินการอย่างไรจะต้องสื่อสารด้วยวิธีไหน อย่างไร

เบื้องต้น เราจะต้องเตรียมการอย่างน้อย 4 หัวข้อ ดังนี้

1)  เนื้อหาข้อความที่จะสื่อสาร ได้แก่ สัญญาซื้อขาย สิ่งที่ลูกค้าจะต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามสัญญา

2)   วิธีการที่จะสื่อสาร ได้แก่ การส่ง E-mail นัดหมาย การโทรศัพท์ติดต่อ

3) กำหนดกิจกรรมที่ต้องดำเนินการ และช่วงเวลา เพื่อให้การทำสัญญาเสร็จทันตามที่กำหนด เช่น สัปดาห์ที่ 1 ต้องทำอะไรบ้าง

4)   การติดตามผลเพื่อให้ลูกค้าทั้งหมด ปฏิบัติตามที่เรากำหนดได้อย่างเข้าใจและถูกต้อง

ต่อไปนี้ จะยกตัวอย่างกิจกรรมที่ต้องดำเนินการในแต่ละสัปดาห์

สัปดาห์ที่ 1 นัดหมายลูกค้าใหม่ 20 บริษัท ให้ทราบล่วงหน้า เพื่อเข้ารับฟังคำชี้แจงสัญญาซื้อขาย ซึ่งอาจจะต้องจัดอย่างน้อย 2 รอบ โดยส่ง E-mail แจ้งกำหนดการนัดหมาย ถ้า E-mail มีระบบ “Return Receipt” หมายถึง เมื่อผู้อ่านเปิดเมล์แล้ว ระบบจะแจ้งกลับให้ผู้ส่ง E-mail ทราบว่า เมล์นั้น ถึงผู้อ่านแล้ว

ปัญหาที่พบคือ ลูกค้าบางรายไม่ได้เปิดเมล์ อย่างน้อย 25% (5 บริษัท) เราต้องแก้ไขด้วยการโทรศัพท์ไปแจ้งให้ลูกค้าทราบ

สัปดาห์ที่ 2 นัดหมายประชุมชี้แจง ซึ่งต้องมีการเตรียมการเรื่องเอกสารสัญญา คำอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจ เมื่ออธิบายจบแล้วต้องแจ้งกำหนดการต่อไปว่า ลูกค้าต้องเตรียมเอกสาร หรือส่งเอกสารอะไรให้บ.รุ่งเรือง ลูกค้าต้องลงชื่ออย่างไรในสัญญา และกำหนดส่งเมื่อไร

ขั้นตอนนี้อาจจะพบปัญหาว่า ลูกค้าบางรายไม่ได้มาประชุม ซึ่งเราก็ต้องแก้ปัญหาด้วยการนัดหมายอีกครั้ง หรือส่งเอกสารไปให้อ่าน แล้วใช้โทรศัพท์พูดคุยย้ำประเด็นสำคัญที่ลูกค้าต้องปฏิบัติ

สัปดาห์ที่ 3 นัดหมายส่งคืนหนังสือสัญญาพร้อมหลักฐานแนบ ขั้นตอนนี้ลูกค้าอาจปฏิบัติไม่ครบถ้วน ต้องแก้ไขด้วยการส่งตัวอย่างไปให้ดูว่าลงชื่อที่ไหน เอกสารหลักฐานแนบเช่น หนังสือจดทะเบียนรับรองบริษัทฯ มี 4 – 5 หน้า ถ่ายเอกสารให้ครบทุกหน้า ลงชื่อรับรองเอกสาร อาจต้องมีตัวอย่างสแกนเป็น pdf.file ส่งให้ดู

การสื่อสารกับคนจำนวนมาก ให้เผื่อใจไว้ได้เลยว่าแม้ว่าเอกสารตัวอย่างจะชัดเจน เราจะพูดย้ำแล้วก็ตาม ผู้ฟังอย่างน้อย 25% จะเก็บใจความได้ไม่ครบถ้วน ปฏิบัติไม่ถูกต้อง ต้องคอยตรวจสอบแก้ไข หรือ อาจจะพบปัญหาว่าคนฟังไปถ่ายทอดให้คนอื่นปฏิบัติไม่ครบถ้วน

สัปดาห์ที่ 4 รวบรวมหนังสือสัญญาและตรวจสอบความถูกต้อง เพื่อเตรียมเสนออนุมัติลงนาม ซึ่งได้ทำในสัปดาห์ที่ 3 แล้ว แต่สัปดาห์ที่ 4 อาจจะต้องติดตามจากลูกค้าบางรายที่ลืมหรือ ยังไม่ได้ส่งเอกสาร เลยกำหนดเวลานัดหมาย บางรายยังส่งเอกสารไม่ครบถ้วนต้องตรวจสอบและแจ้งให้รีบแก้ไขทันที

จะเห็นว่า กิจกรรมนี้ไม่ได้ยากซับซ้อน แต่ทุกขั้นตอนจะมีลูกค้าปฏิบัติไม่ถูกต้อง เราต้องชี้แจงหลายๆ ครั้ง จะต้องย้ำด้วยลายลักษณ์อักษร จะต้องพูดอธิบายให้เข้าใจ นี่เป็นกิจกรรมที่เราทำกับกลุ่มคนเพียง 20 คนที่ค่อนข้างจะมีความรู้

แต่หัวหน้างานอาจจะต้องเจอะเจอกับลูกน้องที่อาจจะไม่เคยทำงานในโรงงานเลย ที่มีจำนวนมากกว่านี้ ดังนั้น การชี้แจงทำความเข้าใจ ยิ่งต้องทำการบ้านมากกว่านี้ ต้องสื่อสารหลากหลายวิธี อาจจะต้องมีรูปให้ดู มีเครื่องมืออุปกรณ์จริง สาธิตวิธีการทำงานให้เห็น และต้องติดตามว่า ลูกน้องปฏิบัติได้ถูกต้องหรือไม่ อย่าเบื่อที่จะสื่อสาร ดั่งคำกลอนบทนี้ที่กล่าวว่า 

“ถ้าพูดไป เขาไม่รู้ อย่าดุเขา ว่าโง่เง่า งมเงอะ เซอะหนักหนา ตัวเรา ทำไม ไม่โกรธา ว่าพูดจา ให้เขา ไม่เข้าใจ”

.

         หวังว่า เมื่อเราจะต้องทำหน้าที่สื่อสาร ก็ต้องถ่ายทอดข้อความให้ผู้รับเข้าใจและปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ไม่ใช่การพร่ำบ่นว่าพูดจนปากจะฉีกถึงหูแล้ว อย่าใช้วาจาทับถมผู้อื่น การพูดนั้นมีอิทธิพลที่สามารถดลบันดาลให้เป็นไปได้หลายอย่าง ทั้งดีและร้าย โดยเฉพาะการบริหารงานของหัวหน้างานและผู้บริหาร ต้องพูดเป็น พูดให้ลูกน้องศรัทธา พูดเพื่อผลักดันนโยบาย พูดเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปสู่การปรับปรุงพัฒนา เพื่อช่วยให้การบริหารงานประสบความสำเร็จ

ส.ค.ส. พระราชทาน ปี พ.ศ. 2538

       




แสดงความคิดเห็น


ถึง บล็อกเกอร์ ทุกท่าน โปรดอ่าน
   ด้วยทาง บริษัท จีเอ็มเอ็ม แกรมมี่ จำกัด (มหาชน) ได้ติดต่อขอความร่วมมือ มายังเว็บไซต์และเว็บบล็อกต่าง ๆ รวมไปถึงเว็บบล็อก OKnation ห้ามให้มีการเผยแพร่ผลงานอันมีลิขสิทธิ์ ของบริษัท จีเอ็มเอ็ม แกรมมี่ฯ บนเว็บ blog โดยกำหนดขอบเขตของสิ่งที่ห้ามทำ และสามารถทำได้ ดังนี้
ห้ามทำ
- การใส่ผลงานเพลงต้นฉบับให้ฟัง ทั้งแบบควบคุมเพลงได้ หรือซ่อนเป็นพื้นหลัง และทั้งที่อยู่ใน server ของคุณเอง หรือ copy code คนอื่นมาใช้
- การเผยแพร่ file ให้ download ทั้งที่อยู่ใน server ของคุณเอง หรือฝากไว้ server คนอื่น
สามารถทำได้
- เผยแพร่เนื้อเพลง ต้องระบุชื่อเพลงและชื่อผู้ร้องให้ชัดเจน
- การใส่เพลงที่ร้องไว้เอง ต้องระบุชื่อผู้ร้องต้นฉบับให้ชัดเจน
จึงเรียนมาเพื่อโปรดปฎิบัติตาม มิเช่นนั้นทางบริษัท จีเอ็มเอ็ม แกรมมี่ฯ จะให้ฝ่ายดูแลลิขสิทธิ์ ดำเนินการเอาผิดกับท่านตามกฎหมายละเมิดลิขสิทธิ์
OKNATION



กฎกติกาการเขียนเรื่องและแสดงความคิดเห็น
1 การเขียน หรือแสดงความคิดเห็นใด ๆ ต้องไม่หมิ่นเหม่ หรือกระทบต่อสถาบันชาติ ศาสนา และพระมหากษัตริย์ หรือกระทบต่อความมั่นคงของชาติ
2. ไม่ใช้ถ้อยคำหยาบคาย ดูหมิ่น ส่อเสียด ให้ร้ายผู้อื่นในทางเสียหาย หรือสร้างความแตกแยกในสังคม กับทั้งไม่มีภาพ วิดีโอคลิป หรือถ้อยคำลามก อนาจาร
3. ความขัดแย้งส่วนตัวที่เกิดจากการเขียนเรื่อง แสดงความคิดเห็น หรือในกล่องรับส่งข้อความ (หลังไมค์) ต้องไม่นำมาโพสหรือขยายความต่อในบล็อก และการโพสเรื่องส่วนตัว และการแสดงความคิดเห็น ต้องใช้ภาษาที่สุภาพเท่านั้น
4. พิจารณาเนื้อหาที่จะโพสก่อนเผยแพร่ให้รอบคอบ ว่าจะไม่เป็นการละเมิดกฎหมายใดใด และปิดคอมเมนต์หากจำเป็นโดยเฉพาะเรื่องที่มีเนื้อหาพาดพิงสถาบัน
5.การนำเรื่อง ภาพ หรือคลิปวิดีโอ ที่มิใช่ของตนเองมาลงในบล็อก ควรอ้างอิงแหล่งที่มา และ หลีกเลี่ยงการเผยแพร่สิ่งที่ละเมิดลิขสิทธิ์ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบหรือวิธีการใดก็ตาม 6. เนื้อหาและความคิดเห็นในบล็อก ไม่เกี่ยวข้องกับทีมงานผู้ดำเนินการจัดทำเว็บไซต์ โดยถือเป็นความรับผิดชอบทางกฎหมายเป็นการส่วนตัวของสมาชิก
คลิ้กอ่านเงื่อนไขทั้งหมดที่นี่"
OKnation ขอสงวนสิทธิ์ในการปิดบล็อก ลบเนื้อหาและความคิดเห็น ที่ขัดต่อความดังกล่าวข้างต้น โดยไม่ต้องชี้แจงเหตุผลใดๆ ต่อเจ้าของบล็อกและเจ้าของความคิดเห็นนั้นๆ
   

กลับไปหน้าที่แล้ว กลับด้านบน

มองตนเอง อย่าโทษคนอื่น

โทษผู้อื่น แลเห็น เป็นภูเขา โทษของเรา แลไม่เห็น เท่าเส้นผม ตดคนอื่น เหม็นเบื่อ เราเหลือทน ตดของตน ถึงเหม็น ไม่เป็นไร

View All
<< กันยายน 2011 >>
อา พฤ
        1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30  



[ Add to my favorite ] [ X ]