• anegsangsoog
  • ranking : สมาชิกทั่วไป
  • email : anegsangsoog2@hotmail.com
  • วันที่สร้าง : 2007-07-17
  • จำนวนเรื่อง : 48
  • จำนวนผู้ชม : 1110520
  • ส่ง msg :
  • โหวต 65 คน
การร่างหนังสือ
เพื่อเผยแพร่เป็นวิทยาทานเกี่ยวกับ การร่างหนังสือ (การเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ) กับแบบฝึกหัดด้วยตนเอง เพื่อเผยแพร่บทความ การบรรยายและงานนำเสนออื่น ๆ
Permalink : http://oknation.nationtv.tv/blog/anegsangsoog
วันพฤหัสบดี ที่ 26 กรกฎาคม 2550
Posted by anegsangsoog , ผู้อ่าน : 6593 , 10:17:04 น.  
หมวด : การศึกษา

พิมพ์หน้านี้
โหวต 0 คน

บทที่ 

การทำบันทึกความเห็นปะหน้าเรื่องของหน่วยรอง

                   การทำบันทึกความเห็น  (หนังสือหรือบันทึกข้อความตามแบบข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ)เสนอผู้บังคับบัญชาโดยทั่วไปมีเพียง    ลักษณะ  คือ  เรื่องเพื่อทราบ  และเรื่องเพื่อขออนุมัติ  ซึ่งผู้บรรยายได้แบ่งการทำบันทึกความเห็นทั้ง    ลักษณะเป็น    วิธีดังนี้

                        .    การทำบันทึกความเห็นปะหน้าเรื่องของหน่วยรอง

                        .    การทำบันทึกความเห็นปะหน้าเรื่องของหน่วยนอก

                        .    การตั้งเรื่องขึ้นเอง

                   ผู้บรรยายได้บัญญัติศัพท์เฉพาะขึ้น ๒ คำ เพื่อใช้เฉพาะกิจในเอกสารฉบับนี้  คือ

                   “หน่วยรอง”   หมายถึง นขต. ของกรมที่ นทน. สังกัด  เช่น  รร.ตท.ยศ.ทหาร  เป็นหน่วยรองของ ยศ.ทหาร และหน่วยที่ กรม สธร.ฯ กำกับดูแลทางฝ่ายเสนาธิการ เช่น สปท. ถือว่าเป็นหน่วยรองของ ยก.ทหาร ตามความหมายนี้

                   “หน่วยนอก”   หมายถึง  หน่วยอื่น ๆ  ที่ไม่ใช่ นขต. ของกรมที่ นทน. สังกัด  เช่น ยก.ทหาร เป็นหน่วยนอกของ สปท.,  สป. เป็นหน่วยนอกของ ยก.ทหาร, สท.ทหาร เป็นหน่วยนอกของ กบ.ทหาร

                   การทำบันทึกความเห็นปะหน้าเรื่องของหน่วยรอง  สามารถปฏิบัติได้    ลักษณะ  คือ

                        .    การบันทึกความเห็นต่อท้ายในหนังสือของหน่วยรอง 

                        .    การบันทึกความเห็นปะหน้าหนังสือของหน่วยรองโดยใช้กระดาษแผ่นใหม่

การบันทึกความเห็นต่อท้ายในหนังสือของหน่วยรอง 

                   ใช้ในกรณีที่เรื่องนั้นเป็นเรื่องเพื่อทราบหรือเพื่อลงนาม  หรือเป็นเรื่องสั้น ๆ ที่หน่วยรองเขียนมาอย่างชัดเจนแล้ว  ฝ่ายอำนวยการไม่มีข้อมูลหรือข้อพิจารณาที่จะบันทึกเพิ่มเติมอีก  หรือเป็นเรื่องเร่งด่วน  และมีที่ว่างพอให้บันทึกฯ  ได้  โดยเขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ก็ได้  โดยปกติจะเขียนด้านล่างถัดจากบรรทัดล่างสุดของหนังสือของหน่วยรอง   จากตำแหน่งกึ่งกลางหน้ากระดาษไปทางขวา  (เขียนครึ่งขวาของหน้ากระดาษ)  ข้อความจะใช้ขีดนำหรือเลขข้อก็ได้  แล้วลงชื่อโดยไม่ต้องมีคำลงท้าย  ตำแหน่ง  และวันเดือนปีที่บันทึกฯ 

การบันทึกความเห็นปะหน้าหนังสือของหน่วยรองโดยใช้กระดาษแผ่นใหม่ 

                   วิธีนี้ใช้สำหรับเรื่องที่จะต้องสรุปความต้องการของหน่วยรอง  มีข้อคิดพิจารณาและมีรายละเอียดที่ฝ่ายอำนวยการจะบันทึกความเห็นเพิ่มเติม  ซึ่งอาจแบ่งลำดับการปฏิบัติเป็น    ขั้นตอน  คือ

                   .    การอ่านและสรุป  การคิดโครงร่างในใจ  และการวางแผนการเขียน

                          อ่านแล้วสรุปประเด็นให้ได้ว่าหน่วยรองต้องการอะไร  เช่น  ขออนุมัติเปิดการศึกษา  ขออนุมัติให้ข้าราชการและนักศึกษาเดินทางไปดูกิจการและศึกษาภูมิประเทศ    ต่างประเทศ  ข้าราชการขออนุญาตลาไปศึกษาในสถานศึกษานอก  กห.  โดยใช้เวลานอกราชการ  เป็นต้น  โดยสรุปให้ได้ว่า  ใคร  ต้องการอะไร  เมื่อไร  ที่ไหน  อย่างไร  เพื่ออะไร (ทำไม)

                         คิดในใจว่าเรื่องนี้อยู่ในอำนาจอนุมัติของใคร  ตามหลักฐานใด  ต้องทำหนังสือออกนอกหน่วยหรือไม่  ถ้าต้องทำจะเสนอให้  ผบ.หน่วย  หรือ  รอง  ผบ.หน่วย  ลงนาม  ต้องอ้างอิงเอกสารหลักฐานใดหรือไม่

                         คิดโครงร่างในใจว่าจะสรุปความต้องการของหน่วยรองว่าอย่างไร  มีข้อเท็จจริงใดที่ควรเขียนเพิ่มเติมบ้าง  มีความเห็นหรือข้อเสนอแนะในการดำเนินการต่อเรื่องนี้อย่างไร

                        วางแผนการเขียนว่าจะใช้รูปแบบการเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการแบบใด  (แบบใช้    หัวข้อเต็มรูปแบบ  หรือใช้เฉพาะเลขข้อ    ข้อ  หรือ    ข้อ  หรือ    ข้อ)  ซึ่งขึ้นอยู่กับว่า  ผบ.หน่วย  รู้เรื่องนี้และระเบียบที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้อยู่แล้วมากน้อยเพียงใด  เรื่องนี้เป็นงานที่เคยปฏิบัติเป็นประจำหรือเป็นเรื่องใหม่

                   .    การศึกษาหลักฐานเอกสารและการประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้อง

                          ขอเรื่องเดิมในลักษณะเดียวกันของครั้งก่อนหรือปีก่อนมาศึกษาแนวทางที่มีผู้ร่างไว้หรือฟื้นความทรงจำเรื่องที่เคยร่างไว้เดิม  ถ้าไม่มีอะไรแปลกใหม่ก็สามารถใช้ข้อความเดิมเป็นหลัก  แก้ไขเฉพาะข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง  หรืออาจปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น

                          ถ้าเป็นเรื่องใหม่  ต้องศึกษา  กฎ  ข้อบังคับ  ระเบียบ  คำสั่ง  และหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง  สอบถามเจ้าหน้าที่ประจำหรือเจ้าหน้าที่ที่อยู่ในหน่วยมาก่อน  และประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้อง  จนได้ข้อมูลหรือแนวทางปฏิบัติที่จะเสนอแนะ  ผบ.หน่วย  ได้

                   .    การทำบันทึกความเห็นและการร่างหนังสือประกอบ

                          เรื่องที่ต้องทำหนังสือถึงหน่วยนอก  หรือ  ผบ.ทหารสูงสุด  ต้องร่าง    ฉบับ  คือ  สำหรับ  ผอ.กอง  ลงนาม  และสำหรับ  ผบ.หน่วย  ลงนาม  บางเรื่องอาจต้องร่าง    ฉบับ  สำหรับ  ผบ.ทหารสูงสุด  ลงนามอีกหนึ่งฉบับ

                          บางครั้งบางเรื่อง  จะร่างหนังสือสำหรับ  ผบ.หน่วย  ลงนามถึง  ผบ.ทหารสูงสุด  ก่อน  แล้วจึงร่างหนังสือสำหรับ  ผอ.กอง  ลงนามถึง  ผบ.หน่วย  ซึ่งส่วนใหญ่จะใช้วิธีนี้ด้วยเหตุผลว่า  ฝ่ายอำนวยการทุกคนต้องร่างหนังสือสำหรับ  ผบ.หน่วย  ลงนามถึง  ผบ.ทหารสูงสุด  เป็นหลัก  เน้นความสำคัญที่ฉบับนี้  ส่วนฉบับสำหรับ  ผอ.กอง  ลงนาม  ให้ความสำคัญเป็นลำดับรองลงไป

                          บางครั้งบางเรื่อง  จะร่างหนังสือสำหรับ  ผอ.กอง  ลงนามถึง  ผบ.หน่วย  ก่อน  แล้วจึงร่างหนังสือสำหรับ  ผบ.หน่วย  ลงนามถึง  ผบ.ทหารสูงสุด

การตั้งชื่อเรื่อง

                   ถึงแม้ว่าตามระเบียบงานสารบรรณนิยมให้ใช้ชื่อเรื่องเดิมก็ตาม  แต่ก็ไม่จำเป็นเสมอไป  เพราะบางครั้งหน่วยรองตั้งชื่อเรื่องมาไม่เหมาะสม  หรือไม่ตรงประเด็น  หรือยาวเกินไป  ก็สามารถตั้งชื่อเรื่องใหม่ได้

การเขียนข้อ  .  “ปัญหา”

                   กรณีที่ทำบันทึกฯ  ปะหน้าเรื่องของหน่วยรอง  มักไม่เขียนคำว่า  “. ปัญหา”  มักจะใช้เฉพาะตัวเลขข้อ  “. .......”  แล้วตามด้วยข้อความที่เป็นความประสงค์ของหน่วยรอง

                   ข้อนี้จะเขียนสรุปความต้องการของหน่วยรองเรียงตามลำดับ  ใคร  อะไร  เมื่อไร  ที่ไหน  อย่างไร  หรือทำไม

การเขียนข้อ  .  “ข้อเท็จจริง”

                   ใช้  “.  ข้อเท็จจริง”  หรือ  “. ......”  แล้วตามด้วยข้อความที่เป็นข้อมูลข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องก็ได้  บางครั้งอาจใช้คำว่า  “ความเป็นมา”  หรือ  “เรื่องเดิม”  ก็ได้  (แต่ต้องระวังไม่ใช้ “. ข้อพิจารณา”)

                   ถ้ามีข้อเท็จจริงเพียงประเด็นเดียวหรือข้อมูลน้อย  อาจเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย  แต่ถ้ามีข้อมูลมากกว่าประเด็นเดียว  จะใช้ข้อย่อย  .,  .  ตามลำดับ

                   เลือกเขียนเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องและตรงประเด็นกับเรื่องนั้น ๆ  และเป็นข้อมูลที่จะใช้เขียนให้สัมพันธ์กับข้อพิจารณาและข้อเสนอ

                   โดยมากมักจะอ้างระเบียบหรืออนุมัติหลักการ  หรือการดำเนินการที่ได้เกิดขึ้นแล้ว

การเขียนข้อ  .  “ข้อพิจารณา”

                   ใช้  “.  ข้อพิจารณา”  หรือ  “. ......”  แล้วตามด้วยข้อความที่เป็นข้อคิดเห็นของผู้ลงนามในหนังสือฉบับนี้  (ฝ่ายอำนวยการเป็นผู้คิดแทน  ผอ.กอง  และ  ผบ.หน่วย)

                   ถ้าใช้  “.  ข้อพิจารณา”  มักจะเขียนข้อความที่คิดพิจารณาต่อไปเลย  แต่ถ้าใช้  “. ......”  จะเขียนเป็นข้อความที่คิดพิจารณาต่อไปเลย  หรือขึ้นต้นว่า  “...(หน่วย)...พิจารณาเห็นว่า......”  ก็ได้ 

                   ถ้ามีข้อพิจารณาเพียงประเด็นเดียว  อาจเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย  หากมีข้อพิจารณาหลายประเด็น  จะใช้ข้อย่อย  .,  .  ตามลำดับ

                   เพื่อความสวยงามของหนังสือ  อาจใช้รูปแบบการเขียน  ข้อ ๒  และ ข้อ ๓  ให้สอดคล้องกันหรือเหมือนกัน  เช่น  ถ้าข้อ  . ข้อเท็จจริง  มีข้อย่อย  ข้อ  . ข้อพิจารณา  ก็ควรมีข้อย่อยด้วย  แต่ไม่จำเป็นเสมอไป

                   พิจารณาเฉพาะประเด็นใหม่ ๆ  สำคัญ ๆ  เพื่อให้ผู้อ่านเห็นคล้อยตาม  และโน้มน้าวไปสู่ข้อเสนอที่คิดไว้ในใจ ประเด็นทั่วไปในการพิจารณา ได้แก่ เรื่องที่ขออนุมัตินั้นดีอย่างไร มีประโยชน์อย่างไร  หรือบางเรื่องอาจพิจารณาเรื่องงบประมาณด้วยก็ได้

การเขียนข้อ  .  “ข้อเสนอ”

                   ใช้  “.  ข้อเสนอ”  เสมอ

                   ถ้าข้อความมีน้อยเขียนต่อจากหัวข้อได้เลย  แต่ถ้ามีหลายประเด็น  จะใช้ข้อย่อย  .,  .  ตามลำดับ

                   เขียนตามที่คิดไว้ในใจตอนต้น  ถ้ามั่นใจว่ามีหนทางปฏิบัติ  (/)  เดียว  ก็เสนอ  /  เดียว  แต่ถ้ามีวิธีปฏิบัติได้    /  และไม่แน่ใจว่า  ผบ.หน่วย  จะเลือกแบบใด  อาจต้องเสนอทั้ง    /

                   ถ้าเสนอว่าเห็นควรมีหนังสือเสนอหน่วยใด  หรือนำเรียน  ผบ.ทหารสูงสุด  จะต้องร่างหนังสือสำหรับ  ผบ.หน่วย  ลงนามถึงหน่วยนอก  หรือ  ผบ.ทหารสูงสุด  ด้วย

การเขียนคำลงท้าย

                   ถ้าเป็นเรื่องทั่วไปและคิดว่า  ผบ.หน่วย  จะอนุมัติแน่ ๆ  อาจใช้  “จึงเรียนมาเพื่อกรุณาอนุมัติในข้อ......”

                   ถ้าคิดว่าเป็นเรื่องที่  ผบ.หน่วย  จะพิจารณาก่อน  อาจอนุมัติหรือไม่ก็ได้  อาจใช้  “จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณา  หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ......”

                   ถ้ามีหนังสือถึงหน่วยนอก  หรือ  ผบ.ทหารสูงสุด  ด้วย  อาจเขียนเพิ่มว่า  “......และลงนามในร่างหนังสือที่แนบ  (หรือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย

                   ถ้าเห็นว่าผู้อนุมัติควรเป็น  ผบ.หน่วย  แต่ผู้ลงนามในหนังสือเสนอหน่วยนอกน่าจะเป็น  รอง  ผบ.หน่วย  อาจเขียนว่า  “......หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ    และ  (รอง  ผบ.หน่วย)  กรุณาลงนามในร่างหนังสือที่แนบ  (หรือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย  ทั้งนี้  จะใช้แบบนี้ได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับแบบธรรมเนียมหรือความนิยมของหน่วย  หรือแนวทางของ  ผบ.หน่วย  แต่ละท่าน

                   บางหน่วย  ผบ.หน่วย  สั่งการไว้ว่า  การจะให้  รอง  ผบ.หน่วย  ลงนามแทน  ให้ขออนุมัติด้วยโดยเขียนไว้ในข้อเสนอ  เช่น  “......เห็นสมควรมีหนังสือถึง  ยก.ทหาร  ตามร่างที่แนบ  (หรือตามสิ่งที่ส่งมาด้วย)  โดยให้  รอง  ผบ.หน่วย  เป็นผู้ลงนาม”

การร่างหนังสือประกอบ 

                   หนังสือประกอบ  หมายถึง  หนังสือที่จะให้  ผบ.หน่วย  ลงนามถึง  ผบ.ทหารสูงสุด  หรือหน่วยข้างเคียง  หรือกรม  สธร.

                   คิดในใจว่าจะให้  ผบ.หน่วย  หรือ  รอง  ผบ.หน่วย  ลงนามในหนังสือฉบับนั้น  ถ้าถึง ผบ.ทหารสูงสุด  ควรเป็น  ผบ.หน่วย  ลงนาม  ถ้าเสนอหน่วยข้างเคียงหรือ  กรม  สธร.  ควรเป็น  รอง  ผบ.หน่วย หรือ  ผช.ผบ.หน่วย  ลงนาม  ตามที่มีคำสั่งมอบหน้าที่ภายในหน่วย

                   ถ้าเขียนให้  จก.สธร.  ซึ่งอยู่ในฐานะฝ่ายอำนวยการของ  ผบ.ทหารสูงสุด  ลงนาม  ก็ต้องเขียนโดยใช้รูปแบบบันทึกความเห็นแบบใดแบบหนึ่ง

                   ถ้าเขียนให้  หน.นขต.บก.ทหารสูงสุด  อื่น ๆ  ซึ่งไม่อยู่ในฐานะฝ่ายอำนวยการของ  ผบ.ทหารสูงสุด  ลงนาม  จะไม่มี  “.  ข้อเสนอ”  เหมือนกับหนังสือของฝ่ายอำนวยการ  จะใช้เฉพาะเลขข้อ  , , ,   ซึ่งสามารถเขียนได้    แบบ  คือ 

                        แบบที่         เขียนโดยอิงหัวข้อตามรูปแบบบันทึกความเห็น                              

                                           ข้อ      เป็นปัญหาหรือความต้องการของหน่วย 

                                           ข้อ     เป็นข้อเท็จจริงหรือความเป็นมาของเรื่องนั้น

                                           ข้อ      เป็นข้อพิจารณาของหน่วย 

                                           ข้อ    เป็นการเสนอว่าสมควรอนุมัติให้ดำเนินการตามข้อ ๑ หรือไม่อย่างไร

                        แบบที่        เขียนโดยลำดับเหตุการณ์ 

                                           ข้อ      เป็นความเป็นมาหรือกล่าวนำ 

                                           ข้อ      เป็นข้อเท็จจริงหรือความเป็นมาของเรื่องนั้น 

                                           ข้อ      เป็นข้อพิจารณาของหน่วย

                                           ข้อ    เป็นความต้องการของหน่วย

                   การเขียนหนังสือเรียน  ผบ.ทหารสูงสุด  อาจใส่วงเล็บ  (ผ่าน  ยก.ทหาร)  หรือ  กรม  สธร.  ที่เกี่ยวข้อง  จะช่วยให้เจ้าหน้าที่แยกหนังสือมีความมั่นใจ  ไม่เสียเวลาพิจารณาเนื้อหาของเรื่อง  หน่วยรับก็ไม่สามารถปฏิเสธได้  ต้องรับไว้ก่อน  ถ้าไม่ใช่งานของตนจึงประสานกันทางโทรศัพท์ต่อไป  เรื่องจะไม่หายหรือถูกส่งไปส่งมาไม่มีหน่วยรับ

                   ไม่ควรใช้  “อ้างถึง  หนังสือ......”  ในหนังสือที่มีถึงผู้บังคับบัญชา  เพราะผู้บังคับบัญชาไม่มีหน้าที่เก็บหนังสือฉบับนั้นไว้  และอาจไม่มีสำเนาเก็บไว้ไม่สามารถนำมาดูได้  ยกเว้น  การอ้างถึงระเบียบหรือคำสั่ง  บก.ทหารสูงสุด  ที่เป็นที่ทราบกันโดยทั่วไป  เช่น  คำสั่งเกี่ยวกับการมอบหมายให้ข้าราชการบางตำแหน่งมีอำนาจหน้าที่สั่งการหรือลงชื่อในนามของ  ผบ.ทหารสูงสุด  ในบางกรณี  เป็นต้น

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




เรื่องวันนี้ปิดแสดงความคิดเห็น


มีอารมณ์ขันเสมอ

เราชอบนายที่อารมณ์ดี ตลก ลูกน้องของเรา ก็ชอบเหมือนกัน ฉะนั้น ถ้าเราทำตัวให้มีอารมณ์ขันไว้บ้าง ลูกน้องก็จะสบายใจที่ได้ทำงานกับเรา

View All
<< กรกฎาคม 2007 >>
อา พฤ
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31        



[ Add to my favorite ] [ X ]


ท่านได้รับประโยชน์จากเนื้อหาแค่ไหน
ได้ประโยชน์มาก สามารถนำไปใช้กับหน่วยงานและงานที่ทำอยู่ได้
296 คน
ได้ประโยชน์บ้าง ถึงแม้เป็นการร่างหนังสือราชการทหาร แต่ก็สามารถนำวิธีคิดและเทคนิคไปใช้ได้
25 คน
ได้ประโยชน์น้อย เพราะเป็นการร่างหนังสือราชการทหาร นำไปใช้กับหน่วยงานและงานที่ทำอยู่ได้ไม่มากนัก
3 คน
ได้ประโยชน์น้อยมาก เพราะค่อนข้างยาก อ่านไม่ค่อยเข้าใจ
2 คน

  โหวต 326 คน