ถาม

 การลงนามในสำเนาคู่ฉบับ ตรงร่าง พิมพ์ ตรวจ มีหลักเกณฑ์อย่างไร ช่องตรวจจะมีสำหรับระดับใดบ้าง ส่วนผู้ที่เซ็นกำกับหลังชื่อผู้ตรวจ ต้องเซ็นหลังผู้ร่าง แล้วเรียงลำดับลงมาตามแนวดิ่ง หรือแนวนอน มีหลักปฏิบัติอย่างไรคะ ขอบคุณมากค่ะ

ตอบ

ตามคำอธิบายเพิ่มเติมของระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2533 (ซึ่งอธิบายเพิ่มเติมระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526) ในคำอธิบาย 6 การทำสำเนา ได้อธิบายไว้ว่า “สำเนาคู่ฉบับ” เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ ผู้ลงลายมือชื่อในต้นฉบับ จะลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อไว้ ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ

รายละเอียดอื่น ๆ น่าจะถือเป็น “แบบธรรมเนียมของหน่วย” ที่แต่ละกระทรวง ทบวง กรม สามารถกำหนดเพิ่มเติมได้เองครับ

สำหรับ กองบัญชาการกองทัพไทย ได้กำหนดรายละเอียดเรื่องนี้ไว้ใน “คู่มือการจัดทำหนังสือราชการ กองบัญชาการกองทัพไทย (จัดทำโดยกรมสารบรรณทหาร สมัย พลโทวุฒินันท์ ลีลายุทธ เป็นเจ้ากรมสารบรรณทหาร) ในหน้า 55 ตัวอย่างการทำสำเนาคู่ฉบับ  (หาดูในเว็บไซต์ของกรมสารบรรณทหารได้)

ตัวอย่างดังกล่าวมีแต่รูปภาพ ไม่มีคำอธิบายละเอียด แต่เคยมีคำอธิบายไว้ก่อนหน้านี้สรุปว่า การที่จะให้ผู้ใดลงนามตรวจบ้าง นั้นขึ้นอยู่กับว่า หนังสือฉบับนั้น ร่างให้ผู้ใดลงนาม แล้วในหน่วยนั้นกำหนดว่า ให้ใครเซ็นตรวจ ให้ใครเซ็นห้อย เช่น ถ้าให้ ผอ.กอง ลงนาม ผู้ร่าง คือ หัวหน้าแผนก ผู้พิมพ์/ทาน คือ เสมียน ผู้ตรวจ อาจเป็น ผช.ผอ.กอง หรือ รอง ผอ.กอง แล้วแต่ “แบบธรรมเนียมของกอง”

ถ้าร่างให้ เจ้ากรมลงนาม ผู้ร่าง คือ หัวหน้าแผนก หรือผู้ร่างตัวจริง ผู้พิมพ์/ทาน คือ เสมียน ผู้ตรวจ คือ ผอ.กอง ส่วน รองเจ้ากรม จะเซ็นห้อยเพื่อให้เจ้ากรมทราบว่า เรื่องนี้ได้ผ่านการตรวจของรองเจ้ากรมแล้ว ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว ขึ้นอยู่กับ “แบบธรรมเนียมของกรม” แต่ที่นิยมปฏิบัติส่วนใหญ่ มักจะลงนามด้วยอักษรย่อของชื่อผู้ตรวจท่านนั้น ๆ ที่ด้านล่างขวาของ ตัวเลข พ.ศ. วันเดือนปีที่ ผอ.กอง ตรวจ

สำหรับผู้ตรวจที่เป็น ฝสธ. หน้าห้องผู้บังคับบัญชา ก็แล้วแต่ตกลงกันกับผู้บังคับบัญชาว่า จะลงนามอักษรชื่อย่อของตนไว้ตรงไหน  ที่นิยมปฏิบัติ มักจะลงนามที่ด้านล่างขวาของ ตัวเลข พ.ศ. วันเดือนปีที่ ผู้บังคับบัญชาท่านนั้นจะต้องลงนามตรวจ เช่น ในหนังสือที่ร่างให้ ผบ.ทสส. ลงนาม ฝสธ.หน้าห้อง จก.ยก.ทหาร ก็จะลงนามอักษรชื่อย่อที่ด้านล่างขวาของตัวเลข พ.ศ.วันเดือนปี บรรทัดที่ จก.ยก.ทหาร จะต้องลงนามตรวจ

ถ้าร่างให้ รองเสธทหาร เสธทหาร รอง ผบ.ทสส. ผบ.ทสส. ลงนาม ก็สามารถทำตามตัวอย่างในหน้า 55 ได้เลยครับ