ถาม

ทำอย่างไรจึงจะสามารถแยกแยะเนื้อหาของต้นเรื่องได้ว่า ตรงไหนเป็น ปัญหา ข้อเท็จจริง ข้อพิจารณา และข้อเสนอ มีเทคนิคในการพิจารณาอย่างไร  และมีแนวทางการเขียนแต่ละหัวข้ออย่างไร 

ตอบ

ปัญหา  สรุปจากความต้องการของหน่วยซึ่งโดยมากมักจะเขียนไว้ในข้อสุดท้ายของเรื่อง หรือบางครั้งเขียนไว้ในข้อแรกก็มี แล้วสรุปให้ได้ว่า ใคร ต้องการอะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร และทำไม (ถ้ามี)

ข้อเท็จจริง บางประการมีมากับเรื่อง (กรณีที่เจ้าของเรื่องเขียนหนังสือมาค่อนข้างสมบูรณ์) บางประการต้องคิดและหาเพิ่มเอง วิธีคิด คือ สมมุติตัวเองเป็นผู้บังคับบัญชาแล้วถามตัวเองว่า จากปัญหาในข้อแรกต้องการทราบอะไรเพิ่มเติมบ้าง นำเรื่องลักษณะเดียวกันของครั้งก่อนมาดูเป็นแนวทาง 

ข้อพิจารณา บางประการมีมากับเรื่อง (กรณีที่เจ้าของเรื่องเขียนหนังสือมาค่อนข้างสมบูรณ์) บางประการต้องคิดและหาเพิ่มเอง ข้อควรระวังคือ ควรให้เป็นข้อพิจารณาของผู้ลงนาม (แต่อาจคิดคล้าย ๆ กับเจ้าของเรื่องก็ได้) และควรพิจารณาให้สอดคล้องกับข้อเสนอที่คิดไว้ในใจ การเขียนข้อพิจารณา มีเทคนิควิธีคิด คือ ใช้วิธีถามตัวเองว่า เพราะอะไรจึงควรอนุมัติ หรือ เพราะอะไรจึงควรตัดทอนไม่ให้ตามที่หน่วยขอ หรือ เพราะอะไรจึงควรชะลอไว้ก่อน หรือ เพราะอะไรจึงไม่ควรอนุมัติ แล้วเขียนตามความคิดนั้น สำหรับแนวทางคิดว่า เพราะอะไรจึงควรอนุมัติ ซึ่งมักจะใช้มากที่สุด ได้แก่

  - เรื่องที่ขออนุมัติมีประโยชน์ต่อใคร หรือไม่ อย่างไร

 - เรื่องที่ขออนุมัติมีความสำคัญต่อกิจการของหน่วยใด หรือไม่ อย่างไร

 - เรื่องที่ขออนุมัติเป็นไปตามหลักการ หลักเกณฑ์ ระเบียบ ข้อบังคับ นโยบายที่กำหนดไว้หรือไม่

ข้อเสนอ ก็คือความต้องการของหน่วยในข้อสุดท้ายหรือข้อแรกนั่นเอง แต่เพิ่มด้วยข้อเสนอของผู้ลงนามว่า “เห็นสมควรอนุมัติให้…” สำหรับประเด็นอื่น ๆ ของข้อเสนออาจต้องคิดเพิ่มเติมแล้วแต่เรื่องราวที่เกี่ยวข้อง เช่น งบประมาณ การปฏิบัติหากมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่ได้รับอนุมัติแล้วเพื่อให้เกิดความอ่อนตัวและลดงานไม่ต้องนำเรียนฯ อีก ฯลฯ