วันที่ พฤหัสบดี กันยายน 2562

พิมพ์หน้านี้  |  ดูบล๊อกอื่นๆ ที่ OKnation

 

เมื่อผู้อำนวยการกองใหญ่กว่าอธิบดี


เมื่อผู้อำนวยการกองใหญ่กว่าอธิบดี

จั่วหัวเช่นนี้ท่านผู้อ่านคงนึกว่าผู้เขียนล้อเล่น ผู้อำนวยการกองคนไหนจะใหญ่กว่าอธิบดี

หรือว่าผู้อำนวยการกองคนนั้นเป็นลูกของคนใหญ่คนโตจึงวางอำนาจใหญ่โตกว่าอธิบดีได้

ผู้เขียนขอยืนยันว่าเป็นเรื่องจริงครับ ไม่ได้เป็นญาติโกโหติกาของผู้ใหญ่นายโตเสียด้วย

ยังโชคดีที่ผู้อำนวยการกองผู้นั้นไม่ได้เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงของอธิบดี เพราะไม่ได้เป็นผู้อำนวยการกองในกรม แต่อยู่ที่สำนักงานปลัดกระทรวงในกระทรวงที่กรมนั้นสังกัดอยู่

ที่จริงตัวจริงของผู้อำนวยการกองท่านนั้นอาจไม่ได้แสดงอาการใหญ่โตหรอกครับ แต่อ่านไปอีกนิดก็จะทราบว่าเหตุใดผู้เขียนจึงจั่วหัวไว้เช่นนั้น

เป็นเรื่องของการใช้หนังสือราชการผิดประเภทครับ และกระทรวงนี้ขึ้นชื่อเรื่องการใช้หนังสือประทับตราอย่างพร่ำเพรื่อที่สุด

ใช้หนังสือประทับตราโดยไม่ได้คำนึงถึงระเบียบงานสารบรรณ จึงเปรียบเสมือนผู้อำนวยการกองใหญ่กว่าอธิบดี

สำหรับท่านผู้อ่านที่ไม่ได้เป็นข้าราชการอาจเข้าใจยากสักนิด ก็ขออนุญาตอธิบายสั้นๆ พอเป็นสังเขบ

ในราชการนั้นมีหนังสือราชการหลายประเภท แต่ที่ใช้กันติดต่อราชการมี ๓ ประเภท ครับ คือหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา

หนังสือภายนอก คือหนังสือที่หนังสือที่ใช้ในการติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือจากส่วนราชการไปถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งไม่ใช่ส่วนราชการหรือมีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือนี้ใช้กระดาษครุฑครับ

 

ภาพจากกูเกิ้ล

สำหรับหนังสือภายในนั้น  ใช้ในการติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อย ใช้ติดต่อกันภายในกระทรวง ภายในกรม หรือในจังหวัดเดียวกัน และใช้กระดาษบันทึกข้อความ

 

ภาพจากกูเกิ้ล

ส่วนหนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราของส่วนราชการแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยอาจมอบหมายให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองลงชื่อย่อกำกับตรา

 

ภาพจากกูเกิ้ล

อย่างไรก็ตาม บางส่วนราชการอาจให้ข้าราชการระดับต่ำกว่าผู้อำนวยการกองลงชื่อย่อกำกับตราก็ได้ เพราะหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อนั้นใช้สำหรับหนังสือราชการที่มีความสำคัญน้อยมาก

เช่น หนังสือขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสำเนาหนังสือสิ่งของ เอกสารหรือบรรณสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ และการเตือนเรื่องที่ค้าง

ปัญหาที่เกิดขึ้นก็เพราะบางส่วนราชการใช้หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ทั้งๆ ที่เนื้อหาของหนังสือเรื่องนั้นต้องทำเป็นหนังสือภายนอกหรืออย่างน้อยก็เป็นหนังสือภายในเพราะอยู่ในกระทรวงเดียวกัน

ตัวอย่างเรื่องจริงที่เห็นชัดๆ ก็คือ เรื่องที่อธิบดีส่งเรื่องให้ปลัดกระทรวงพิจารณา แต่กองที่รับผิดชอบโดยตรงได้พิจารณาเห็นว่าเรื่องนี้ควรให้หาข้อมูลเพิ่มเติมหรือควรดำเนินการใหม่ ทั้งๆ ที่ความเป็นจริงความเห็นของกองอาจไม่ถูกต้องก็เป็นได้

แต่แทนที่จะเสนอให้ปลัดกระทรวงหรือรองปลัดกระทรวงผู้รับผิดชอบงานของกรมนั้นพิจารณาลงชื่อในหนังสือภายนอกหรือหนังสือภายในไปให้อธิบดีพิจารณาใหม่ กลับใช้ดุลพินิจของตนเองแล้วใช้หนังสือประทับตราลงชื่อตัวเองกำกับลงไป 

ทั้งๆ ที่เรื่องนั้นอธิบดีพิจารณาอย่างสมบูรณ์แล้วจึงส่งเรื่องไป หรือแม้แต่ปลัดกระทรวงหรือรองปลัดกระทรวงที่รับผิดชอบกรมนั้นอาจพิจารณาเห็นว่าเรื่องนั้นถูกต้องสมบูรณ์แล้วก็ได้

การที่ผู้อำนวยการกองใช้ดุลพินิจของตนเองตัดสินใจไปเช่นนั้น การกระทำแบบนี้ไงครับ ที่ผู้เขียนเห็นว่าผู้อำนวยการกองใหญ่กว่าอธิบดี เรื่องนี้หากอธิบดีเอาเรื่องเข้า ผู้อำนวยการกองคนนั้นก็อาจจะเดือดร้อนได้

การใช้หนังสือผิดประเภทก็เหมือนกับการให้ยาผิดประเภทนั่นแหละครับ หมอผู้สั่งยาอาจโดนฟ้องร้อง คนไข้อาจตายได้ฉันใด ผู้อำนวยการกองที่ใช้หนังสือประทับตราลงชื่อพร่ำเพรื่อแบบนี้ อาจต้องเจอดีสักวัน

 

ภาพจากกูเกิ้ล

ดังนั้น ถึงเวลาแล้วหรือยังที่ทุกส่วนราชการจะใช้ประเภทของหนังสือราชการให้ถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยระเบียบงานสารบรรณ เพราะนอกจากถูกต้องตามระเบียบแล้ว ยังเป็นการให้เกียรติแก่กันและกันด้วยครับ

พุธทรัพย์ มณีศรี

โดย พุธทรัพย์

 

กลับไปที่ www.oknation.net