วันที่ ศุกร์ กันยายน 2551

พิมพ์หน้านี้  |  ดูบล๊อกอื่นๆ ที่ OKnation

 

ประชุมทั้งที ให้มีประสิทธิภาพ


          “ประชุมทั้งวัน งานการไม่ต้องทำกันพอดี”  หรือ “ประชุมตั้งนาน ไม่เห็นได้ข้อยุติอะไรเลย เสียเวลาไปเปล่า ๆ”  พวกเราหลายคนคงเคยประสบปัญหาแบบนี้กันมาบ้างแล้ว  ดังนั้น การประชุมจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ ที่ต้องทำกันอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะเวลาทุกนาทีมีค่าสำหรับทุกคนครับ

ฉบับนี้เรามาลองดูแนวทางหรือเคล็ดลับที่จะทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ  โดยเริ่มแรกเลย เราต้องพิจารณาก่อนว่า จำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่ ไม่ใช่นึกอะไรไม่ออก ก็บอกว่าจัดประชุม  ดังนั้น ต้องพิจารณาก่อนว่าเรื่องนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญหรือไม่ หรือสามารถใช้ช่องทางอื่นในการสื่อสารได้โดยไม่ต้องประชุม เช่น หากเป็นเรื่องที่แจ้งให้ทราบทั่วไป อาจจะใช้ช่องทางสื่อสารทาง Mail หรือบันทึก โดยไม่ต้องจัดประชุม โดยหากจะจัดประชุมควรเน้นเรื่องที่มีความจำเป็นต้องสื่อสารแบบสองทาง (Two Way Communication) ไม่ใช่เรียกประชุมมา แต่ประธานที่ประชมเอาแต่พูด ๆ ๆ หรือสั่ง ๆ ๆ อย่างเดียวโดยไม่ถามความเห็นคนอื่น  แบบนี้ก็ไม่เรียกว่าเป็นการประชุมครับ

    เมื่อเราพิจารณาแล้วว่าจำเป็นต้องประชุม สิ่งที่ต้องคิดต่อมาก็คือ จะเชิญใครเข้าประชุมบ้าง?  เกณฑ์ง่าย ๆ ในการพิจารณาคือ ให้เชิญเฉพาะผู้ที่สามารถให้ความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุม หรือ เชิญผู้ที่จะได้รับผลกระทบหรือมีความเกี่ยวข้องในเรื่องที่ประชุมเท่านั้น อย่านึกเพียงว่าเชิญให้เข้าร่วมมากที่สุดไว้ก่อน  ซึ่งจะทำให้เสียเวลาของการประชุม และเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่เกี่ยวข้อง  เคยพบกันไหมครับว่า เราถูกเชิญเข้าประชุมด้วย พอประชุมจบ เราได้แต่นึกในใจว่า ไม่เห็นเกี่ยวอะไรกับเราเลย รู้งี้เอาเวลาไปทำงานดีกว่า

          ผู้นำการประชุม ก็มีส่วนสำคัญอย่างมาก  โดยในการประชุมควรเริ่มจากการแจ้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุม โดยวิธีที่ดีคือการอธิบายถึงผลลัพธ์ หรือความคาดหวังจากประชุม ซึ่งควรจะระบุผลลัพธ์ในด้านบวกมาก ๆ ว่าความสำเร็จสุดยอดของการประชุมคืออะไร เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดแรงบันดาลใจที่จะช่วยกันทำให้ผลลัพธ์ที่ตั้งไว้ประสบความสำเร็จ  นอกจากนี้ผู้นำการประชุมควรกำหนด Agenda การประชุมที่ชัดเจน และควบคุมการประชุมให้อยู่ในวาระที่กำหนดไว้ รวมทั้งต้องคอยควบคุมเวลาการประชุม โดยเริ่มประชุมให้ตรงเวลา ถ้าใครเข้าสายก็ไม่ต้องรอ ซึ่งจะถือเป็นการสร้างวัฒนธรรมที่ดีในการเข้าร่วมประชุม (แต่ไม่ใช่ประธานที่ประชุมมาสายเองนะครับ ถ้าอย่างนี้ ต่อไปเรานัดประชุม 9.00 น. คนก็จะมา  9.30 น. เพราะประธานมาสายครึ่งชั่วโมงทุกที  ดังนั้น คนที่เป็นประธานต้องรักษาเวลามากที่สุดครับ)

          สุดท้าย ต้องพยายามหาข้อยุติในการประชุม โดยเทียบกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้ ว่าข้อยุติที่ได้นั้นได้ตอบโจทย์ที่ตั้งไว้แล้วหรือไม่  ข้อยุติของการประชุมควรมีรายละเอียดของแนวทางแก้ไขปัญหา หรือ สิ่งที่ต้องดำเนินการ ผู้รับผิดชอบในเรื่องนั้น รวมทั้งกำหนดเวลาที่ต้องแล้วเสร็จอย่างชัดเจน  ไม่ใช่ประชุมไปเสร็จ คนออกมาก็งง ๆ ไม่รู้ว่าใครต้องทำอะไรบ้าง

          เพียงเท่านี้ การประชุมก็จะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลดีต่องานที่เรารับผิดชอบ ซึ่งจะทำให้พวกเราเองก็อยากเข้าร่วมประชุม เพราะคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป

โดย Him

 

กลับไปที่ www.oknation.net