วันที่ พุธ มีนาคม 2550

พิมพ์หน้านี้  |  ดูบล๊อกอื่นๆ ที่ OKnation

 

...... เคล็ดลับ ปรับประสิทธิภาพในการทำงาน


    

         หากเราจะทำงานให้ดี โดยไม่ต้องทำงานหนักแบบใช้เวลานานมาก จนเสียเวลาของครอบครัวและเวลาส่วนตัวไปละก็ ลองเอาวิธีแก้ไขแบบบูรณาการเหล่านี้ไปใช้ น่าจะช่วยให้อะไรๆดีขึ้นนะคะ

  1. ตั้งเป้าหมายของความสำเร็จในชีวิต เช่น จะเป็นผู้จัดการภายในเวลา 2 ปี มีธุรกิจของตัวเองใน 5 ปี

  2. ตั้งเป้าหมายในการทำงาน เช่น ต้องทำโครงการประหยัดค่าขนส่งลงให้ต่ำกว่าปีที่แล้ว 20% ให้ได้ภายใน 2 เดือน ทำแผนการตลาดสินค้าตัวใหม่ให้แล้วเสร็จก่อนกำหนด 3 วัน

  3. ตั้งเป้าหมายของชีวิตส่วนตัว เช่น ต้องจบ MBA ภายใน 2 ปี สามารถเจรจาภาษาอังกฤษได้ดี มีเวลาให้ครอบครัวทุกวัน พาไปพักผ่อนสุดสัปดาห์เดือนละครั้ง

  4. วางแผนการทำงานที่จะให้ตัวเองบรรลุเป้าหมาย (Action Plan) เช่น ต้องไปพบลูกค้ากี่ราย รายไหนบ้าง วันไหน ไปคุยอะไร จะต้องได้อะไร

  5. กำหนดวิธีการทำงานแต่ละขั้นตอน คู่กับกำหนดเวลาที่งานจะเดินหน้าและกำหนดวันที่งานจะต้องสำเร็จ

  6. จัดสถานที่ทำงานให้เหมาะสม ไม่ควรหันหน้าออกประตู เพราะคนอื่นอาจจะเกรงใจถ้าเดินผ่านแล้วไม่แวะมาทักทายคุณ อยู่ห่างจากมุมกาแฟได้เป็นดี จัดเอกสารเข้าแฟ้มให้เป็นระเบียบทันทีที่อ่านหรือใช้งานเสร็จ อย่ากองงานเป็นดี

  7. แบ่งเวลาในการทำงาน ทานอาหาร พบปะสังสรรค์กับผู้อื่น ให้ดี เราทุกคนต้องทานอาหาร พักผ่อนให้เป็นเวลา อย่างเพียงพอเพื่อจะได้ไม่อ่อนเพลียในเวลาทำงาน หรือเจ็บไข้ได้ป่วยได้ง่ายๆ

  8. จัดลำดับความสำคัญของงานให้เหมาะสม ทำงานที่มีความสำคัญที่สุดก่อน

  9. ทำงานที่ซับซ้อนยุ่งยากในเวลาที่มีสมาธีดีๆ หาให้เจอว่าเวลาไหนที่คุณมีสมาธิในการทำงานมากที่สุด จะเป็นเช้าตรู่ กลางวัน เย็น หรือค่ำๆก็ตาม

  10. อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง

  11. หาวิธีจัดการระบบเอกสารให้มีประสิทธิภาพ (ดูตัวอย่าง ท้ายเรื่อง) รวมทั้งเอกสารอีเล็คโทรนิคด้วย เช่น ก่อนจะอ่านเอกสารต้องรู้วัตถุประสงค์ในการอ่านว่าจะอ่านเพื่ออะไร ผ่านๆ พอเข้าใจ หรือละเอียด ใช้ปากกาเน้นข้อความ หรือการขีดเส้นใต้ การกาเครื่องหมายมาช่วย delete e-mailที่อ่านแล้วหรือดำเนินการแล้ว ส่วนที่ต้องมีการติดตามงานต่อไป ให้จัดเก็บในโฟลเดอร์เฉพาะ หรือโฟลเดอร์รวม (To Do) ที่ต้องจัดการในแต่ละวัน ตั้งระบบจัดการการนัดหมาย (Schedule) การเตือนความจำ(Alert)

  12. หากต้องการคุยงานกับคนอื่นแทนที่จะรอเขามาหา อาจต้องเป็นฝ่ายไปหาเขา คุยเสร็จแล้วก็จากมา อย่าให้เขามานั่งในห้องหรือที่โต๊ะเรานานๆ เพราะบางทีเราก็ควบคุมเวลาได้ลำบาก

  13. มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับทุกคน พยายามอย่ามีเรื่องกับใครในที่ทำงาน โดยเฉพาะหัวหน้า

  14. รู้จักแจกจ่ายงาน รู้จักไว้ใจคนอื่น มอบหมายงานท้าทายให้ทีมงานได้มีโอกาสแสดงความสามารถ ในอนาคตจะได้มีผู้ช่วยที่เก่ง ยิ่งเก่งกว่าคุณในบางเรื่องยิ่งดี แล้วคุณเพียงต้องคัดสรรและเลือกใช้คนให้เป็น

  15. อย่าผละงานหากงานยังไปไม่ถึงไหนโดยเฉพาะงานที่มีกำหนดส่งในเวลาจำกัด  ให้พยายามรวบรวมสมาธิกลับมา เพราะการเริ่มต้นใหม่แต่ละครั้ง อาจต้องใช้เวลานาน แล้วถ้าคุณมุทำไปจนงานเสร็จคุณจะภูมิใจและมีกำลังใจมากยิ่งขึ้น

  16. การคิดไป เขียนไป (อาจใช้ไดอะแกรมอย่าง Mind Mapping หรือใช้ตาราง) จะช่วยให้มีสมาธิดีขึ้น สามารถคิดได้อย่างต่อเนื่องและเมื่ออ่านทบทวนจะเห็นภาพชัดเจนขึ้น

  17. ฝึกฝนเพื่อเพิ่มความจำ จากการสังเกตุ แล้วจับคู่กับสิ่งใกล้ตัว สั่งตัวเองให้จดจำ ทบทวนในเวลาที่มีสมาธิดีๆ จดจำชื่อคนที่เคยพบกับหน้าตาท่าทางให้ได้ ใช้เครื่องช่วยความจำเพื่อเตือนความจำในเรื่องต่างๆ

  18. ก่อนเลิกงานแต่ละวัน ให้เตรียมวางแผนสำหรับการทำงานวันรุ่งขึ้น จดรายการสิ่งที่จะต้องทำไว้ล่วงหน้า

  19. พกนามบัตรไว้กับตัว อย่าพลาดโอกาสในการแนะนำตัว ทำความรู้จักคนใหม่ๆ

  20. ดูแลอุปกรณ์สื่อสารให้อยู่ในสภาพใช้งานได้เสมอ เช่น แบตเตอรี่โทรศัพท์มือถือ (ใช้แบตเตอรี่สำรอง หรือพกที่ชาร์ตแบตแบบพกพา) หมายเลขโทรศัพท์ที่ใช้บ่อยๆ หรือจำเป็นยามฉุกเฉิน

         หวังว่าสูตรสำเร็จและเทคนิคต่างๆที่นำมาเสนอจะช่วยคุณได้บ้างนะคะ ลองเอาไปใช้ดูค่ะ

 

โดย ปิรันญ่า

 

กลับไปที่ www.oknation.net