วันที่ พฤหัสบดี กรกฎาคม 2559

พิมพ์หน้านี้  |  ดูบล๊อกอื่นๆ ที่ OKnation

 

เทคนิคการประชุม...ที่พิสูจน์ภาวะผู้นำ


 

มีผู้เขียนถึงเรื่อง “เทคนิคการนำการประชุม” ไว้ค่อนข้างมากมาย ล้วนแล้วแต่เป็นทฤษฎี และข้อมูลทางวิชาการ มองเป็นรูปธรรมและนำไปสู่การปฏิบัติได้ยาก ผู้เขียนจึงขอนำประสบการณ์การประชุมและภาวะผู้นำจากการประชุมมาเล่าสู่กันฟัง ในช่วงเวลาที่ผ่านมา ผู้เขียน (จขบ.)ได้มีโอกาสทั้งการถ่ายทอดประสบการณ์และการนำพาพี่ๆ น้องๆ ในองค์กรสู่การปฏิบัติในหลายๆ เรื่อง โดยเฉพาะการสร้างภาวะผู้นำ จึงขอนำมาเล่าสู่กันฟัง พอเป็นแนวทางและบันทึกไว้ในบล็อกเพื่อเป็นประโยชน์ในการเรียนรู้ร่วมกัน

การพัฒนาตนเองจากการเป็นผู้ปฏิบัติ Technical skill หรือ Knowledge worker หรือผู้ปฏิบัติงานด้วยความรู้ความสามารถ ทุกคนมักจะเริ่มต้นงานตั้งแต่อายุยังน้อยๆ เช่นเริ่มต้นเมื่อครั้งทำงานใหม่ๆ  เริ่มรับราชการใหม่ๆ การสร้างสมนิสัยใจคอให้เป็นผู้เชี่ยวชำนาญงานในสาขาที่ตนทำงานหรือสาขาที่เรียนรู้จบมา ให้เป็นผู้มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่การงาน เป็นผู้มีจรรยาบรรณต่อวิชาชีพของตนเอง มีความซื่อสัตย์ต่อลูกค้า ผู้รับบริการ หรือคนไข้ การได้ช่วยเหลืองานผู้อื่นทั้งรุ่นพี่และรุ่นน้อง ตลอดจนผู้บังคับบัญชา เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับผู้ที่ต้องการความก้าวหน้า เป็นบุคลิกของความมีจิตใจกว่างมองโลกในแง่ดี
ผู้ที่มีความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน มักเป็นคนที่มีอุปนิสัยที่กล่าวมานี้ทั้งสิ้น และเป็นผู้ที่ได้รับการยอมรับจากรุ่นพี่ รุ่นน้อง และผู้บังคับบัญชา
มีบางคนมักหลบหลีกงาน เอาเปรียบเพื่อนร่วมงาน ทำงานแบบประจบเจ้านายหรือทำแบบขอไปที มักเป็นคนที่ไม่ประสบความสำเร็จ แม้จะได้รับการยกย่องยอมรับในหน้าที่การงาน แต่ก็ไม่จีรังยั่งยืน สุดท้ายความจริงก็จะปรากฏขึ้นมาว่า คนๆ นี้ไม่ได้เก่งจริง 
เพราะเป็นคนที่ไม่ซื่อสัตย์ต่อหน้าที่ การงานหนักก็ไม่เอา งานเบาไม่สู้ องค์กรที่มีหัวหน้าเป็นคนเช่นนี้ย่อมนำความล้มเหลวมาสู่องค์กร เพราะหลอกลวงเพื่อร่วมงาน ลูกค้า และประชาชนไปเรื่อยๆ

การสั่งสมประสบการณ์มีความสำคัญมาก เนื่องจากเราอยู่ในประเทศที่มีวัฒนธรรมการยอมรับผู้อาวุโส ตัวอย่างง่ายๆ ในบางเรื่อง เช่น การมีส่วนร่วมการประชุม โดยตั้งแต่ตอนที่ยังเป็นพนักงานหรือข้าราชการตัวเล็กๆ  

เราอาจจะสังเกตดูการนำการประชุม (Leading มักเรียกว่า "การ lead การประชุม")ของประธานประชุม ที่เห็นได้จากหลายเรื่องจากห้องประชุม ซึ่งเป็นห้องประชุมเป็นห้องที่ซึมซับความเป็นผู้นำและสร้างภาวะผู้นำได้เป็นอย่างดีทีเดียว

 

 

 

ตอนนั้นเรายังมีตำแหน่งหน้าที่การงานที่ยังเล็กๆ อยู่ เราเป็นก็แต่เพียงผู้เข้าร่วมประชุม  ต้องศึกษารายละเอียดของการประชุม หัวข้อที่ประชุม   ไม่คล้อยตามผู้อื่นทุกเรื่อง เป็นผู้นำเสนอความคิดที่ดีๆ เสนอต่อที่ประชุมบ้าง และที่สำคัญคือปฏิบัติตามมติที่ประชุม 
แต่บางคนคิดว่า การประชุมไม่ใช่เวทีของตน จึงไม่แสดงความคิดเห็น อาจนั่งนิ่ง ฟังอย่างเดียว แต่บางคนที่ชอบพูดก็มักจะผูกขาดการพูด หรือขัดขวางการประชุมไม่ให้สำเร็จ แสดงความไม่พอใจในที่สาธารณะคือห้องประชุม
การสังเกตดูการนำ (Leading)ของประธานในที่ประชุม การได้เรียนรู้ในห้องประชุมเป็นสิ่งที่มีคุณค่าเสมอไม่ว่าการประชุมนั้นจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวก็ตาม เราอาจจะไม่เข้าใจหากดูแต่เพียงผิวเผิน แต่ถ้ารู้จักคิด สังเกต ติดตาม เก็บเอาจุดดีและจุดอ่อนของการประชุมในแต่ละครั้ง แล้วนำมาประมวลพิจารณาดู รวบรวมสั่งสมประสบการณ์ นำเอาสิ่งที่ดี ประทับใจ นำเอาจุดอ่อนมาปรับปรุงแก้ไขว่าอะไรไม่ควรทำ อะไรที่ควรทำ เมื่อถึงโอกาสที่เราจะต้องนั่งเป็นประธานการประชุมด้วยตนเองแล้วจะรู้ว่าเราควรปฏิบัติอย่างไรเพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จ สมาชิกที่เข้าประชุมเกิดความประทับใจ กล้าแสดงความคิดเห็น สามารถสรุปประเด็นเพื่อนำไปสู่การปฏิบัติได้โดยไม่เกิดความแตกแยก
หรือ รู้สึกว่าการประชุมนี้มีคุณค่าหรือรู้สึกว่าอยากจะประชุมต่อ สิ่งเหล่ายังทำให้เราสามารถติดตามงานจากมติที่ประชุมได้สะดวกอีกด้วย

การประชุมเพียงแต่ชั่วโมงสองชั่วโมงหรือมากกว่านั้น จะไม่ใช่สิ่งที่น่าเบื่อเพื่อให้จบๆ ลงไป ความจริงแล้วสามารถเรียนรู้อะไรได้มากกว่านั้น มากกว่าที่เราเห็นอยู่ที่ตรงหน้า

 

ในแวดวงวิชาการหรือผู้มีความรู้สูงๆ การประชุมเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ พอๆ กับการนำการประชุม เพราะทุกคนมักจะมีเหตุผลของตนเองมาคัดมาง้าง การประชุมต้องใช้ความเด็ดเดี่ยวเด็ดขาดในการชี้หรือตัดสินใจ การที่สมาชิกหรือลูกน้องจะยอมรับในความเป็นผู้นำ เขามักดูกันที่บรรยากาศการนำการประชุม 
ผู้นำที่ครองการพูดไว้แต่เพียงผู้เดียว มักเป็นผู้นำเผด็จการ การทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาก็ไม่มีความสุขและไม่ใช่ข้อมูลที่แท้จริง

ผู้นำการประชุม หรือประธานต้องคำนึงเสมอว่า การประชุมเป็นการลงทุนทางด้านเวลาที่ต้องทำให้เกิดประโยชน์มากที่สุด การประชุมของบางหน่วยงานต้องจ่ายเบี้ยเลี้ยงให้แก่ผู้มาร่วมประชุม แต่ต้องคำนึงว่าประโยชน์ที่ได้ต้องมากกว่าเบี้ยเลี้ยงค่าประชุมที่จ่ายให้แก่สมาชิกในเวลานั้น 
ผู้เขียนเป็นประธานการประชุมทุกๆ เดือนในช่วงเวลาเลิกจากงานประจำ เนื่องจากหน่วยงานมีภารกิจให้บริการในช่วงเวลาปกติและจะต้องไม่กระทบต่องานหลักหรืองานประจำ การประชุมจึงเลิกกันดึกๆ ทุกคนก็ล้าจากงานประจำกันอยู่แล้ว ยังต้องมาทนนั่งประชุมกันอยู่อีก วาระและเรื่องของการพิจารณาก็มีมากมาย บรรยากาศเหล่านี้ก็พิสูจน์ภาวะผู้นำได้อย่างเข้มข้นเหลือกำลัง เพราะต้องรีบสรุปหากเริ่มออกนอกประเด็น 
มีข้อสังเกตว่า นิสัยคนไทยในห้องประชุมหรือมารยาทในห้องประชุมอย่างหนึ่งคือ มักพูดออกนอกประเด็น หรือหากมีสมาชิกคนใดคนหนึ่งแตะเรื่องที่มีการยกตัวอย่าง ทุกคนจะมีตัวอย่างของตนเอง และก็จะเริ่มแสดงความคิดเห็นกันหลากหลาย ยกตัวอย่างจากประสบการณ์ตรงของตนเองขึ้นมาพูด และใส่รายละเอียด ยิ่งทำให้การประชุมเสียเวลามากขึ้น 

ยิ่งเรื่องผลประโยชน์ ก็ยิ่งถกเถียงกันจนยากจะหาข้อสรุป โดยไม่ให้ตนเสียหายแม้แต่กระพี้เดียว การรอมชอมด้วยการให้สมาชิกยังอิงอยู่ในประโยชน์ร่วมกันโดยที่องค์กรได้ประโยชน์สูงสุด ผู้ที่ต้องชี้ขาดในเรื่องนี้ คือ ประธานการประชุม

 

 

ภาวะผู้นำที่เกิดจากการประชุมก็นำมาสู่บารมีของการเป็นผู้นำได้ไม่ยาก เนื่องจากประธานเป็นคนที่มีความสำคัญมากๆ ถ้าประธานมีทักษะหรือประสบการณ์ในการนำประชุม มักจะทำให้การประชุมประสบความสำเร็จ ตัวประธานจึงต้องเป็นคนที่เชื่อมั่นในตนเอง มีความยุติธรรม ต้องเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็น ชี้ให้สมาชิกแสดงความคิดเห็นได้ ที่สำคัญคือต้องมีทักษะในการสื่อสาร วิเคราะห์งานได้รวดเร็ว ให้คำแนะนำการทำงานแก่สมาชิกที่ยังไม่เข้าใจการทำงาน มีจิตใจหนักแน่น ไม่หวั่นไหวง่ายต่อการยั่วยุ ควบคุมอารมณ์ของตนเองได้


การประชุมที่ประสบความสำเร็จมิใช่การประชุมที่เลิกเร็ว แต่หมายถึงการประชุมที่ทำได้ตามวัตถุประสงค์ของการที่ทุกคนต้องเสียเวลาต้องมานั่งประชุมกัน หลายคนที่ยังไม่ใช่ผู้นำหรือถึงขั้นผู้นำมักคิดว่า การประชุมเลิกเร็วๆ ต้องยิ่งดี แต่เมื่อเขาขึ้นถึงขั้นเป็นผู้รับผิดและชอบต่อองค์กรนั้นแล้ว การประชุมที่มีประสิทธิภาพและได้ประสิทธิผลนั้น วันหนึ่ง .... เขาจะรู้ได้ด้วยตัวของเขาเอง ถ้าเขายังมีโอกาสเติบโตในวันข้างหน้า

.........................................

 

ขอบคุณ สมาชิกที่ประชุมในภาพทุกคน

 

โดย NN1234

 

กลับไปที่ www.oknation.net